Aktivitetsbaserade kontor - så fungerar det

Trenden är tydlig. Fler och fler arbetsplatser går över till att bli att bli aktivitetsbaserade kontor. Så här fungerar det i praktiken:

I stället för att var och en av medarbetarna på jobbet har en fast arbetsplats, ett eget skrivbord eller en egen arbetshörna, så roterar medarbetarna utifrån vilken arbetsuppgift de har för dagen eller stunden.

Den som behöver koncentrera sig noga för att klara sina arbetsuppgifter får sitta i en del av kontoret som är byggt för att stänga ute distraktioner som störande ljud eller andra medarbetare som rör sig i rummet. Det krävs lugn och ro för att hålla fokus och vid den typen av arbete går det lättare att genomföra sina uppgifter om omgivningen är byggd på rätt sätt.

Olika zoner för olika roller

Samma arbetsplats kan till exempel ha behov av att möta kunder. Då behövs öppna sociala ytor för samtal. Det ställer helt andra krav på lokalerna. Därför har så kallade aktivitetsbaserade kontor ofta olika zoner med olika funktioner. Medarbetarna flyttar mellan dessa zoner beroende på vilken arbetsuppgift de ska utföra.

I dag har många organisationer och andra stora arbetsplatser hakat på trenden att gå mot mer aktivitetsbaserade arbetsplatser. Det betyder att fler och fler jobbar i olika zoner. Men det betyder inte att alla gör det, inte ens på samma kontor.

Då yrkesrollerna skiftar är det inte självklart att alla roterar lika mycket på sin arbetsplats. Ett kontor med reception har kanske fortfarande en öppen yta vid entén där receptionisten (eller receptionisterna) alltid sitter.

Sociala miljöer viktiga för kunden

Andra medarbetare, som kanske varvar utåtriktat jobb med andra uppgifter som kräver lugn och fokus, kan däremot behöva pendla mellan zonerna under en och samma arbetsdag. Eller rotera under veckan för att verksamheten ska gå ihop.

Om vi tar en bostadsmäklare som exempel. Hen kanske börjar dagen med att hälsa en ny kund välkommen. Det ska drickas kaffe och kunden behöver se delar av kontoret för att känna sig intresserad av att anlita mäklarfirman.

Ihop med mäklaren går kunden igenom olika broschyrer i lobbyn och tittar på hur en annons kan se ut inför försäljning. Här behöver kunden få överblick och se ut över kontoret för att bilda sig en uppfattning.

Senare på dagen ska mäklaren träffa en fotograf för att sätta ihop nästa säljannons som ska bidra till intäkterna. De behöver då sitta i en zon där två personer kan jobba ihop, bolla idéer och prata. Kanske läsa olika förslag högt för varandra en stund.

Bygg in lugn och ro

Några timmar senare kanske mäklaren har en budgivning och behöver sitta ostörd för att i lugn och ro gå i mål med ett försäljning.

Under de telefonsamtal mäklaren då har, krävs ett stängt rum med tanke på att flera olika personer ska prata om sin privatekonomi.

På ett gammalt kontor med fasta skrivbord hade kanske mäklaren tvingats gå undan. Eller bara pratat på och riskerat att kollegor runt om hörde samtalet. Men med ett aktivitetsbaserat kontor går det istället att använda de rum som behövs bäst just då. Bra för integriteten!

Viktigt med olika zoner

Aktivitetsbaserade kontor passar inte alla arbetsplatser utan bör planeras väl så att de olika områdena, de så kallade zonerna, verkligen blir en styrka på jobbet.

Om du och dina medarbetare funderar på att gå över från fasta arbetsplatser till ett aktivitetsbaserat kontor - se till att alla på jobbet är inkluderade i processen. Det är A och O att alla får säga sitt utifrån sin roll på jobbet. Annars kanske ni skapar en ny miljö som inte fungerar för alla medarbetare och inte för verksamheten.