Minska svinnet på kontoret med digitala hjälpmedel

Hur mycket kan ert kontor egentligen spara in på svinn? Detta gäller exempelvis kritor, kartonger, papper att skriva på, pennor och olika typer av rengöringsmedel framtagna för att exempelvis rengöra whiteboardtavlor? Svaret är mycket - och det ligger helt i linje med devisen om många bäckar små.

Minska slöseriet och spara pengar

Sanningen är den att det finns väldigt mycket pengar att spara in genom att minska på dylikt svinn. Det handlar om åtskilliga kostnader som hela tiden löpande tickar iväg och slutligen bildar en stor årlig pott. Helt i onödan också. Idag lever vi en modern tid där digitala hjälpmedel dels kan stoppa dessa typer av kostnader och dels också förenkla under en vanlig arbetsdag.

Digitala hjälpmedel stoppar svinnet, sparar kostnader och effektiviserar arbetet för den enskilde individen. Allt detta skapar en bättre organisation som dessutom njuter fördelarna av att framstå som ett modernt företag - något som alltid är tilltalande för kunder, affärspartners och potentiella investerare.

Vilka digitala hjälpmedel finns?

Vilka digitala hjälpmedel kan man då använda sig av på ett kontor? Det finns många olika fördelar i att ta tjuren vid hornen och digitalisera en verksamhet. Genom detta så kan man kapa bort många långsamma processer och många av de fel som härstammar från den mänskliga faktorn - ofta som en följd av att den som begår misstaget har för mycket på sitt bord. Smartare processer och mer utvecklade flöden i en verksamhet skapar en effektivitet.

Många digitala verktyg och digital utrustning möjliggör även att anställda kan arbeta när som helst och varifrån som helst: kontoret blir en arbetsplats - hemmet blir en annan - och ett cafe kan mycket väl utgöra den tredje: digital utrustning och teknik skapar lätta skor som i sin tur leder till flexibla arbetsplatser.

Om vi snabbt går igenom några digitala hjälpmedel som vi förespråkar och som får exemplifiera vad vi menar så kanske vi kan skapa en bättre bild av fördelarna som finns. Här kommer några exempel:

• Digitala Whiteboards. Digitala Whiteboards gör att ett möte blir mer interaktivt och att alla kan vara med och föra fram olika åsikter. Detta utan en massa kladd på tavlan. Fler och fler skolor har gått över till denna lösning och för en lärare så finns bara fördelar med detta. Samma sak gäller för ett kontor: du kan enkelt föra fram vad du menar, du kan bjuda in andra och du kan skapa förståelse hos både kund och partners.
  
  
• Digitala tavlor och skyltar. Vilken mötesrum är ledigt - hur länge ska mötet pågå i det mötesrum du vill ha? Genom digitala tavlor så kan kommunikationen både bli tydligare och rakare: du kan boka ett mötesrum via din telefon och skriva in detta direkt så att dina kollegor ser det. Allt detta skapar bättre flöden där inga missförstånd föreligger.
  
  
• Digitala kalendrar. Genom att uppdatera sig med digitala kalendrar kan man som anställd se vilka kollegor som är upptagna och anpassa exempelvis möten utifrån denna fakta. Detta skapar en bättre överblick och rakare kommunikation. Det går att kommunicera direkt med varandra och hitta luckor på ett väldigt smidigt sätt. När passar det dig? Den frågan är irrelvant. Jag ser att det passar dig på onsdag kl 12? Där har vi en klar fördel!